Kompanije se kod tradicionalnih procesa štampe i skeniranja suočavaju s mnogobrojnim izazovima. Uobičajena praksa je i slanje dokumenata na ličnu e-poštu, kao i u papirnim primjercima, a zatim njihovo dijeljenje sa saradnicima. Osim toga, često se dešava da zaposleni na svojim računarima čuvaju povjerljive dokumente, poput biografija ili ugovora, što predstavlja sigurnosni rizik. Dodatni problem je teško pronalaženje dokumenata kada zaboravimo gdje smo ih sačuvali i kako smo ih imenovali.
Jedna od ključnih stvari u efikasnom procesu rada jeste da skeniranje, kao i pretraživanje i dijeljenje dokumenata, mora biti jednostavno. Raiffeisen Leasing Sarajevo je na svom primjeru pokazao kako se može unaprijediti efikasnost obrade zahtjeva uz pomoć Canon rješenja Scan2X.
Izazovi: različiti ulazni kanali, mnogo manuelnog rada
Prije uvođenja Canon rješenja, Raiffeisen Leasing suočavao se s fragmentiranim ulaznim kanalima (e-pošta, telefon, papir), previše manuelnih koraka (skeniranje, preimenovanje, unos u DMS – i do sat vremena po klijentu) i time da je do 9% radnog vremena odlazilo na skeniranje/arhiviranje. Izazov je zahtijevao rješenje koje će ubrzati obradu zahtjeva i podići kvalitet korisničkog iskustva.
„C-Servis, Canonov certifikovani partner, bio je taj koji nam je predložio rješenje za ove izazove. Sada samo skeniramo dokument, a sistem automatski prepoznaje o kojem se dokumentu radi, razdvaja ih i šalje na pravo mjesto. Prepoznaje lične karte, ugovore, bankovne izvode – sve. I potpuno je integriran s našim postojećim sistemom”, objašnjava Belma Hodžić, izvršna direktorica.
Kako Scan2X funkcioniše u praksi?
- Zaposlenik skenira ili uvozi digitalnu datoteku
- Scan2X prepoznaje tip (lične karte, ugovori, izvodi), razdvaja/imenjuje i primjenjuje validacije
- Dokument se automatski arhivira na odgovarajuću destinaciju u DMS-u
- Svaki unos ima vremensku i korisničku oznaku, što pojednostavljuje revizije i sigurnost
Ključni poslovni efekti za B2B okruženje
Raiffeisen Leasing Sarajevo je na svom primjeru jasno uvidio benefite uvođenja novog sistema. „Poslije implementacije, vrijeme za skeniranje palo je s 9% na ispod 2% – ogroman skok efikasnosti,“ kaže Dalila Pazalija, koordinatorica prodajne podrške.
Skok u povećanoj produktivnosti mjeri se s više od 9 sati uštede po zaposleniku mjesečno – što je dovoljno za 5 dodatnih posjeta klijentima ili 20 novih predmeta mjesečno. Zatim, tu je doprinos od +8,5% rasta poslovnog obima na godišnjem nivou. Manje manuelnih grešaka zahvaljujući validacijama, jedinstven proces za sve dokumente i detaljan audit trail. I na kraju, brže vrijeme odziva, odnosno kraći ciklus od podnošenja zahtjeva do arhiviranja i obrade, što direktno utiče na zadovoljstvo klijenata i brže zaključivanje ugovora.
//Foto: Canon
Kada papirologija postane gotovo neprimjetna, posao lakše diše. Uz Canon Scan2X (u sprezi s DMS-om) dokumenti sami nalaze svoje mjesto, a vaši timovi vraćaju vrijeme najvažnijem: odnosu s klijentima. Manje kliktanja, manje grešaka i manje stresa – više brzih odgovora, više zaključenih ugovora i jasniji fokus na rast.
„Nije samo brže – pametnije je. Scan2X nam pomaže da postignemo više uz manje napora. Prešli smo s običnog skeniranja na inteligentno upravljanje dokumentima. To nije samo alat – to je podrška našim strateškim ciljevima”, poručuje Nedim Milišić, direktor Raiffeisen Leasinga u Sarajevu. Zato kompanije biraju Canon rješenja – da administracija radi u pozadini, a biznis ostane u prvom planu.
Saznajte više o Canon Scan2X rješenju i kako može unaprijediti vaš biznis.
