Microsoft Excel je moćan program koji uz one poznate i često korištene alate i funkcije ima i niz onih skrivenih, manje poznatih, ali vrlo korisnih. Ovog puta podsjetit ćemo na neke koje nam pomažu u upravljanju podacima u tablicima i olakšavaju preglednost.
Naime, ako radite u Microsoft Excel proračunskoj tablici koja sadrži mnogo stupaca, vjerojatno vam je dosadilo stalno pomicati prikaz lijevo i desno kako biste pregledali podatke. Također, neki stupci možda ne moraju uvijek biti vidljivi.
Zamislimo da imate radnu knjigu s mjesečnim podacima o prodaji za različite trgovine te godišnjim zbrojem u krajnjem desnom stupcu.
Kako biste lakše analizirali godišnje podatke i učinili ih preglednijima, želite sakriti stupce od B do Q, tako da stupci A i R budu jedan do drugog u prikazu.
U ovom trenutku mogli biste biti u iskušenju da označite stupce B do Q, kliknete desnom tipkom miša na zaglavlje jednog od označenih stupaca i odaberete opciju „Sakrij“. Međutim, lako je zaboraviti da su ti stupci skriveni, a ponovno njihovo prikazivanje može biti nezgrapno.
Umjesto toga, označite stupce B do Q tako da kliknete na zaglavlje stupca B i povučete označavanje do stupca Q. Zatim, u izborniku Podaci (Data), kliknite na Kontura (Outline), i odaberite gornji dio gumba Grupiraj (Group).
Sada možete kliknuti znak minus ili liniju indikatora grupe iznad tih stupaca kako biste sakrili tu grupu.
Primijetite kako se, kad to učinite, znak minus pretvara u znak plus, koji možete kliknuti ako želite ponovno proširiti tu grupu.
Također možete stvoriti podgrupe unutar glavnih grupa, pod uvjetom da je svaka podgrupa odvojena praznim ili zbrojnim stupcem.
U istom primjeru, recimo da želite sakriti mjesečne podatke tako da ostanu vidljivi samo kvartalni i godišnji zbrojevi. To je moguće jer stupci E, I, M i Q djeluju kao granice između podgrupa.
Za stvaranje podgrupe za prvo tromjesečje (Q1), označite stupce B do D i kliknite Grupiraj (Group) u kartici Podaci.
Sada, osim glavne grupe koja uključuje stupce B do Q, vaša tablica ima i podgrupu koja obuhvaća stupce B do D.
Ponovite taj postupak za preostala tromjesečja dok sve podgrupe ne dobiju svoje vlastite linije indikatora grupe i znakove minus.
Zatim kliknite znakove minus za sve četiri podgrupe kako bi ostali vidljivi samo kvartalni i godišnji zbrojevi, uz napomenu da ih možete ponovno proširiti klikom na znakove plus.
Osim klikom na znakove minus i plus za sažimanje i širenje grupe ili podgrupe, možete koristiti i numerirane gumbe s lijeve strane linija indikatora grupe. Klikom na najveći broj prikazuje se sav grupirani sadržaj, dok klikom na najmanji broj prikaz svodite na najmanje podgrupe koje ste stvorili.
